Articolo 109Documentazione delle singole procedure
Article 109 · Individual documentation of procedures
1.Public buyers shall record, in the public buyer’s eProcurement service and make available in the NPPDS pursuant to Article 134, the necessary documentation to justify decisions taken in all stages of the procurement procedure, in particular documentation on communications with economic operators, including in negotiations if any, and internal decisions for the preparation or correction of the procurement detail, including after negotiations if any, in selection of economic operators and award of the contract. The documentation shall be kept for a period of at least three years from the date of award of the contract, except where a longer period is required by applicable Union or national law.
1.Gli acquirenti pubblici registrano nel proprio servizio di eProcurement e rendono disponibile nell’NPPDS, a norma dell’articolo 134, la documentazione necessaria a giustificare le decisioni adottate in tutte le fasi della procedura di appalto, in particolare la documentazione relativa alle comunicazioni con gli operatori economici, anche nel corso di eventuali negoziazioni, e alle decisioni interne relative alla preparazione o alla rettifica del dettaglio dell’appalto, anche dopo eventuali negoziazioni, alla selezione degli operatori economici e all’aggiudicazione del contratto. La documentazione è conservata per almeno tre anni dalla data di aggiudicazione del contratto, salvo che il diritto dell’Unione o nazionale applicabile preveda un periodo più lungo.
2.Procurement information and procurement decisions shall be recorded and managed in a manner enabling their origin, evolution, justification and approval history to be identified throughout their lifecycle.
2.Le informazioni e le decisioni relative agli appalti sono registrate e gestite in modo da consentire di identificarne l’origine, l’evoluzione, la motivazione e la cronologia delle approvazioni lungo l’intero ciclo di vita.
3.Public buyers shall include in their documentation any identified conflicts of interest, integrity breaches and significant risks for security or public safety affecting procurement procedures or contract implementation as well as mitigating measures taken.
3.Gli acquirenti pubblici includono nella propria documentazione i conflitti di interesse, le violazioni dell’integrità e i rischi significativi per la sicurezza o l’incolumità pubblica individuati che incidono sulle procedure di appalto o sull’esecuzione dei contratti, nonché le misure di attenuazione adottate.